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「To-Doリスト」の完了率をラクラク100%にあげる方法

http://www.earthinus.com/2013/02/to-do-list.html
おすすめ度:タスク管理

私のToDoリスト(やることリスト)...、未完了タスクだらけ...

todolist.jpg

 「ああ、あれもできてない、これもできてない... (もうイヤじゃ!)」
 「このタスク、やりたくねぇなぁ...(かれこれ3ヶ月経過)」
 「うおっ、これやりたかったのに、スッカリ忘れてた...(遠い目)」

 この現代社会は、「To-Do(やること)」だらけ。

 仕事や家族のことで、あれもやらなきゃ、これもやらなきゃと右往左往。それだけでなく、趣味や夢やお友だち関係のプライベートでも「やりたいこと」がたくさんあります。

 そんななか、手帳やスマートフォンで「ToDoリスト(やることリスト)」を管理している人も多いと思います。私もその一人でした。

 しかしなぜだか、タスクは減るどころか、毎日増えていくばかり。
 そしてけっこうな割合で、タスクから目をそむけ、先延ばしにばかりしてしまう。

 いつしか、ToDoリストは、未完了タスクの山となり、見るたびにズーンとストレスを感じる「見たくもないリスト」になってしまっていました...。

 

「ToDoリスト」→「ToDo『やることきっかけ(トリガー)』リスト」に変えたら、実行率がほぼ100%にあがった

 「ToDoリストあるある」として、よく聞くのが「リストは作ったけれど、取り組むまでの行動がなかなか起こせない」というものです。

 「ハァ〜、おっくううだ」「これに取り掛かるにはエネルギーがいるぜ(また後にしよう)」「○時になったら、本気だす!!」こんな風に考えて、先延ばしにしてしまったことはありませんか?

 しかし一方で「一度はじめたことは、キリのいいところまでやらないと、なんだか気持ち悪い」という心理的特性が人にはあるといいます。 たとえば、ランチタイムになっているのに、仕事のキリが悪いのでゴハンに遅れてしまった、そんな経験があなたにもあるかもしれません。

 つまり、はじめるまでは大変だけど、一度はじめてしまえば最後までスイスイ・ラクラク。 「熱しにくく、冷めにくい」とでもいいましょうか。 この心理パターンを利用して、To-Doリストを作るのが、成功のカギなのです。

 ポイントは、「ToDoリスト」→「ToDo『トリガー』リスト」に変えること。 それでは、見て行きましょう。

 

ポイント1. タスクを実行させてくれる「きっかけ(トリガー)」を登録する

 まず、ToDoリストには、タスクそのものではなく 「タスクを実行させてくれる『きっかけ(トリガー)』」 だけを登録しましょう。

 たとえば、こんなような感じです:


[×心理的負担が高い「タスク」] ... エアロバイクに乗って30分走る
[○心理的負担が低い「はじめのきっかけ」] ... とにかく1回、エアロバイクにまたがる

[×心理的負担が高い「タスク」] ... TOEICの勉強を1時間する
[○心理的負担が低い「はじめのきっかけ」] ... TOEICの参考書を開いて、はじめの問題を1問だけは解く

[×心理的負担が高い「タスク」] ... 来期の売上目標を立てる
[○心理的負担が低い「はじめのきっかけ」] ... まずは「今期の売上.xls」をエクセルで開いてプリントアウトする

 やってみるとわかると思いますが、たいていの場合、はじめの一歩さえ踏みだしてしまえば、あとは勢いがついて最後まで行動できます。 エアロバイクにまたがったら走りはじめるし、TOEICもはじめの問題を解いたら、2問目、3問目と解きはじめます。

trigger.jpg

 「タスク」を登録するのではなく、タスクのきっかけとなるトリガーを登録しよう。飛行機でいえば、「自動操縦モード」になるまでの離陸操作だけをTo-Doリストに登録するのです。


「このタスクを実行するとき、一番はじめにする「きっかけ(トリガー)アクション」は何だろう?」

 こう自分に問いかければ、おのずと答えがでてきます。
 どんな巨大なプロジェクトでも、かならず、はじめの小さな一歩があります。それを見つけ出しましょう。

 ※ただし、なんのための「きっかけ(トリガー)」だったか忘れないように、カッコで目的を付け加えておこう。たとえば、「とにかく1回、エアロバイクにまたがる (そして、30分走る)」のように。

 

ポイント2. 「何も考えなくても『すぐ開始できる』きっかけ(トリガー)」を登録する

 「いつどこで何をするか(5W1H)」を考えなければいけないタスクは、先延ばしにされてしまいます。

 私の場合は、いそがしい上に超ズボラなので、考えているうちに「ま、今度にするか」と先延ばしにしてしまったり、もっとカンタンで具体的な仕事を先にしてしまったり、忘れてしまったりします。

 そこで、タスクを登録するときに、「何も考えなくても『すぐ』開始できる」きっかけ(トリガー)を登録する」ように気をつけました。


[×考えないと実行できない「タスク」] ... 腰痛の整体院に行く
[○考えなくても実行できる「トリガー」] ... 「東京 腰痛 整体院」とGoogleで検索する

[×考えないと実行できない「タスク」] ... ベッドを粗大ごみに捨てる
[○考えなくても実行できる「トリガー」] ... 電動ドライバーを工具箱から出して、ベッドのネジをはずす

[×考えないと実行できない「タスク」] ... 税金を払う
[○考えなくても実行できる「トリガー」] ... コンビニ○○店のATMでXXXX円下ろして、そこで払う

 コツは、「ぽんこつロボット」に命令すると考えることです
 「ぽんこつロボット」には過度の期待はせず、どうすればがエラーで止まらず、スムーズに処理を実行するか、やさしい命令を考えましょう。

AKBの次期エース 「ぽんこつ」こと島崎遥香(ぱるる)さん


♪私に期待しないで、理想のビジネスマンになんて、きっとなれない。プレッシャー

 

ポイント3. 「いつ・どこで」トリガーを発動させるかリマインダーに設定する

 「このタスクはこの〆切りにまでに、絶対やらなければダメ!(ドーン!)

 こんなものがToDoリストに入っていると、本音でいえば、、見事にテンションを下がりますよね。だれもがデッドラインに急かされるのがキライだ!夏休みの終わりのような毎日は、もうウンザリ...(トホホ)。

timer.jpg

 しかし、上記のポイント1とポイント2がキッチリできれていれば「期限」はいらない。なぜなら、あなたのタスクは、すでにホネ抜き状態で、心理的負荷がなく、すぐに実施できる「予定」と化しているからだ。 (もはや不確定な「タスク」ではない)

 あとは、ただ「いつ」「どこで」でそのトリガーを発動させるか決めればいい。


「いつトリガーを発動させるか」フローチャート

  • 「今ここ」で処理できる
    → 「今ここ」ですぐトリガーを発動

  • 「ここ」で処理できるが、「今」は処理できない
    → 「できる日時」にリマインダー(トリガー)をセット

  • 「ここ」では処理できない
    → 「その場所につく時間」にリマインダー(トリガー)をセット (GPSを使ったロケーションリマインダーでもOK)

 そして、リマインダーが鳴ったら(トリガーが発動したら)、機械的に実行しよう。 エアロバイクにはとりあえずまたがる。「東京 腰痛 整体院」とGoogleで検索だけはする。

 ただし、トリガーが発動しても「今ここ」で処理できない場合はしょうがない。またリマインダーを設定しなおそう。

※リマインダーについては、当ブログ記事「頭スッキリ!あなたの集中力をアップする「リマインダー活用術」」もご確認ください。    

ポイント4. 「今ここ」で処理できるのに、先延ばしにしてしまったときは、「トリガーのトリガー」を考える

paruru.jpg

 私たちはパーフェクトな存在ではない。 (ぽんこつだ)

 ときには、時間や場所の条件があっていて「今ここ」でアクション可能なのにも関わらず、タスクを先延ばしにしてしまうこともあります。

 そんなときは、ぽんこつロボットに難しすぎる命令をだしてしまったと考え、そのトリガーのさらになるトリガー(もしくは代替案)を優しく考えなおそう。


[△トリガー]ワードを起動して、引き継ぎ資料を作る
↓(できなかった...)
[○トリガーのトリガー]とりあえずノートに引き継ぎ作業の一覧を、書きだしてみよう

[△トリガー]A社に納期を短縮してもらうよう、電話をかけてお願いする
↓(できなかった...)
[○トリガーのトリガー]どの部分を後回しにしどの部分を優先してほしいか、紙にまとめておこう

[△トリガー]Bさんの出産祝いのプレゼントを、○○デパートで選ぶ
↓(できなかった...)
[○トリガーのトリガー]Bさんの出産祝いのプレゼントを、アカチャンホンポ○○店で選ぼう

 ぽんこつロボットに根性やゴリ押しはしちゃいけない。先延ばしのときは、かならずメタ・トリガーを設定しよう。

 ただの先延ばしは、絶対NG!!

   

ポイント5. それでもダメなら、リマインダー(トリガー)に「応援・説得メッセージ」を入れる

 何度も何度も先延ばし、どんどんカンタンにしているのに、それでも実行できない「てごわいタスク」もあります。

 そんな時は、リマインダー(トリガー)に「応援・説得メッセージ」を入れてみましょう。


reminder.jpg

[△トリガーのみ]とにかく1回、エアロバイクにまたがる
↓(できなかった...)
[○トリガー+メッセージ]とにかく1回、エアロバイクにまたがろうよ!痩せて健康になろっ!?そうすれば、血中コレステロール値があがって死にかけることもなし、体もスリムになってモテるようになるからさ!がんばれファイト!

[△トリガーのみ]電動ドライバーを工具箱から出して、ベッドのネジをはずす
↓(できなかった...)
[○トリガー+メッセージ]電動ドライバーを工具箱から出して、ベッドのネジをはずそう。そして、解体して粗大ごみに捨てよう。大変なのはわかるよ。スゲェ重労働だ。でも、これを粗大ごみに捨てちゃえば、家のなかが広々するし、嫁ちゃんに嫌な顔をされることもなくなるじゃないか。なっ?

[△トリガーのみ]とりあえずノートに引き継ぎ作業の一覧を、書きだしてみる
↓(できなかった...)
[○トリガー+メッセージ]とりあえずノートに引き継ぎ作業の一覧を、書きだそうぜ?そして、さっさと引き継いでしまうんだ。そうすれば、スッキリ手離れして、新しい仕事に100%集中できるようになるじゃないか。みんな、新しい仕事をするお前に期待しているぞ。がんばれ、お前ならできる〜!

 これのメリットは、書いている途中で
 「どんだけポンコツやねん! こんなん書いているヒマがあったら、さっさと取り組もう」と思ってしまうことです。

 そして、実際にとどくと、目頭がジーンとする...。

ポイント6. 完了済みタスク一覧を見て、自分のスゴさを味わう

 すぐにできるタスクをどんどん完了させていったあなたのToDoリストには、すでに完了済みのタスクがたくさん載っているはずです。

 それを見て「ふんふん、私ってスゴいね」とニヤニヤする時間をつくりましょう。自分のスゴさを味わいましょう。

 そして、その快感を、つぎへの原動力に!

 

「ToDoリスト」を「ToDo『トリガー』リスト」に変えよう

 ToDoリストの目的は、やるべきことを、忘れずに、しっかり実行しつくすこと。そのToDoリストを、不快感や〆切りへの切迫感でいっぱいにしてしまったら、本来の目的は、達成されない。

 「やりたいこと」「やるべきこと」を、適切な「場所」「時間」に思い出し、すぐに実行させてくれる。そんな「ToDo『トリガー』リスト」を、あなたも試してみませんか?

 やりたいことが全部できたら、人生変わるかも。

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