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大量メールもスッキリ処理―「シンプルメール管理術(inbox zero)」

http://www.earthinus.com/2011/06/inbox-zero-plus-reminder.html
おすすめ度:ビジネス メール術 -英文

ヤバイ! 返信忘れてた!!

mailtop.jpg 「あー!!たった今、返信を書いていたところなんです!!」

 冷や汗がドバーとおしよせ、血の気がサーと引いていく、イヤな瞬間。
 あなたもこんな風に、メールの催促をごまかした経験はありませんか?(そば屋の出前チックな見えすいたウソをついて......)

 今や、仕事にはかかせない存在となった電子メール。コミュニケーションはとても便利になりましたが、一方で、メールのやりとりが増えすぎて毎日さばくだけで精いっぱい。

 「あの件、どうなった?」
 「まだお返事をいただいていないようなのですが、その後 進捗はいかがでしょうか」
 「先輩、ちょっと前にメール出したんスけど...」

 とんでもない数の未読メール、書いてても書いても減りやしない、返信も忘れて痛い目をみた経験も数知れず。もう、どれから処理すればいいのか混乱気味でわからない。
 もっと、シンプルで単純でカンタンでスッキリした方法はないものか?


もっとシンプルで、理想的なメール管理方法とは?

 私はミニマリスト。複雑なのはイヤだ。シンプルがいい。理想はこうだ。


  • 重要なメールは一つのフォルダに集約される
  • 「今・ここ」ですぐ処理できるメールだけ、受信ボックスに入る。
  • 「今・ここ」で処理できないメール(あとで処理、返信待ち、保留)は、「今・ここ」で処理できるようになったら、"自動的に"受信ボックスに入ってくる。

 これらを実現するのが、リマインダーをつかって「inbox zero」というメールの管理術をシンプル化した方式
 これをつかえば、あなたはメールのストレスから解放されることでしょう。


シンプルにメールを管理する3ステップ 「inbox zero+ reminder 方式」

1.受信ボックスの他に2つのフォルダをつくる

 まずは受信ボックスと同じ階層に、以下の2つのフォルダをつくります。
  • 処理済みメールを保管する「archive(保管)」フォルダ
  • 未処理だけど"今・ここで処理できない"メールをいれる「upcoming(処理待ち)」フォルダ

2.受信ボックスに入ってきた「今・ここで処理できないメール」を全てリマインダーにセットして「upcoming(処理待ち)」に移動

 今すぐ返信できないメール、あとにならないと処理できないメール、承認待ちのメール......などの「今・ここで処理できないメール」を受信ボックスにいれておいても、ストレスがたまってしまうだけです。

 「今・ここで処理できないメール」は全てリマインダーにセットして、指定の日時がきたら受信ボックスにあらわれるように設定しよう。そして、リマインダーをセットしたら「upcoming(処理待ち)」に移動。きれいサッパリ忘れてしまうのです。

※Becky!ならリマインダー機能は標準搭載、Thunderbirdでもアドオンでリマインダー機能をつけることができます。Gmailの場合も、「Gmail リマインダー」で検索すると、たくさん やり方が出てきます。


「今・ここ」で処理できないメールの処理方法
  1. 返信待ちのメール ... 返信がくるであろう時間帯にリマインダーをセット
  2. あとで処理するメール ... 落ち着いて処理できる時間帯にリマインダーをセット
  3. 承認待ちメール ... 承認がおりるであろう時間帯にリマインダーをセット
  4. 忙しくて手に負えないメール ... 忙しくない時間帯にリマインダーをセット
  5. 優先度が低いメール ... もうちょっとあとの時間にリマインダーをセット
  6. 保留するメール ... 保留が終わるころにリマインダーをセット
  7. 催促しないといけないメール ... 催促すべき日時にリマインダーをセット

 これで、頭のなかがスッキリ!
 以下のようなメリットにも、気がつくことでしょう。

  • 受信ボックスのメールは大幅に減って、ストレスも減る。
  • あちこちのフォルダを見る手間もなくなる。(「あとでやる」フォルダを四六時中、見る必要もなし!)
  • あれこれ「忘れてしまうこと」がなくなる。
  • あれこれ「覚えている」必要もなくなる。
  • 「今・ここ」に心穏やかに集中できる。


3.「今・ここ」で処理できるメールをすばやく処理し、終わったら「archive(保管)」に移動していく

 穏やかな気持ちで、「受信ボックス」のメールを処理していこう。
 処理し終わったらどんどん「archive(保管)」に移動して、受信ボックスのメールを減らしていきます、空っぽになるまで。

 「ちょっと、受信ボックスのメールが増えてきて、ツライな」
 と思ったら「必ずしも、今・ここで処理しなくていい」メールを、リマインダーにセットして忘れてしまおう。こうすれば、頭のメモリーは解放され、焦ったりテンパったりしたりせず、落ち着いた気持ちでメールと向きあうことができます。

 人間の頭は、同時に7つまでしか認識できず、それを超えると混乱がおきはじめるといわれています。受信ボックスのメールが7通以上になったら、30分後でもいいからリマインダーをセットして一旦、忘れよう。

 受信ボックスが、空っぽになると、「やったー!」とバンザイしたくなるような開放感がおしよせます。他の仕事も清々しくできるようになることでしょう。


ポイントは、「上手に忘れ、上手に思い出す」仕組み

 あちこち気を張り巡らせているととても疲れてしまいます。あなたの評価を下げるミスの原因にもなるかもしれません。また、「返信がこない!」とヤキモキしてばかりいると、イライラしてしまいますし、「今・ここ」でできないことばかりに悩んでいると、頭が破裂しそうに!

 今こそ、「上手に忘れ、上手に思い出す」仕組みをつかって、もっとシンプルに、スッキリしたメール管理術を身につけよう。

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