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あなたがサクサク動きだす!優れた「制約」の作り方 【仕事効率化】

http://www.earthinus.com/2010/03/limitation-expands-yourself.html
おすすめ度:テンプレート仕事術

あなたはサクサク動いていますか?

feathertop.jpg 私たちは、サクサク動くものが大好きです。

 とても動作の軽いコンピューター、フットワークの良い担当者、ささっと大事なことが決まる会議、どれもとても気持ちいいものです。

 しかし肝心のあなた自身は、サクサクしていますか?
 仕事に取りくむまで遅い、よく悩んでストップしてしまう、先延ばしをくり返してしまう、途中で投げ出したくなる、相談されても上の空...。

 それはあなたが怠け者だからではなく、ある大事な一つが欠けているからです。


「制約」をつくって、最小化しよう

 サクサク動いているものには、一つの共通点があります。
 それは「制約」をうまく用いて、「シンプル化・最小化(ミニマイズ)」されているということです。

 仕事は、ルール(決まり)、ツール(道具)、ロール(責任)からなりたちます。
 もし仮に、あなたが日々の仕事や自分自身を「重たい」と感じているのなら、ルール(決まり)・ツール(道具)・ロール(責任)にうまく「制約」がつくれておらず、肥大化・複雑化・発散が発生しているから、と言えるでしょう。

 すぐれた制約があれば、あなたのエネルギー・時間・お金の過剰投資や分散がおきず、適切に伝わるようになるのです。今日は、あなたの人生をシンプル&クリーンに調和させる「制約」の作り方のヒントをお届けします。


すぐれた制約のもたらすメリットとは?

 「制約があると、自由が奪われるし犠牲もでる。それはとてもネガティブなことではないのか?」そう感じる方もいるでしょう。

 制約は、私たちは選択をせまります。
 「何を捨てて、何を手にいれるのか。」

 さらに、「減らせ、短くしろ、圧縮しろ、際立たせろ」というメッセージを伝えてきます。
 それが、シンプル&クリーンな最小限の完成形に導いてくれるのです。

 すぐれた制約にはたくさんのメリットがあります。
 ここではまず、例として「仕事のメールは5つの文章まで」という制約を取り入れたときの事例をもとにメリットを考えてみましょう。


制約の4つのメリット
  1. 制約すると、わかりやすくなる
  2. 制約すると、ストレスフリーになる
  3. 制約すると、創造的(クリエイティブ)になる
  4. 制約すると、時間が節約できる


メリット1. 制約すると、わかりやすくなる

 「メールの文章を5つまで」と決めたら、いらない文章や言葉を徹底的にそぎ落とし、少ない言葉でも理解しやすいように順番を並び替える作業が発生します。

 制約すると、とてもシンプルでわかりやすくなるのです。
 ※スティーブ・ジョブズのメールはとてつもなくシンプルだそうです。

 反対に制約のないメールは、とても長く難解で読みにくいものです。

 「制約は思いやり」なのです。


メリット2. 制約すると、ストレスフリーになる

 「メールの文章は5つまで」になれてくると、今まで長いメールを書いていたときに比べ、書く量が減るので、ストレスが減ります。

 制約すると量が減るので、楽ができるわけです。

 あなたは仕事で一日に何通のメールをやり取りしているでしょうか?
 メールを書く以外にも、あなたの注力しなければいけない仕事は山ほどあります。

 制約をつくって、楽をしましょう。


メリット3. 制約すると、創造的(クリエイティブ)になる

 「メールの文章を5つまで」と言われると、長い文章で説明をすることができなくなるので、短くシンプルな「一瞬でわかる」表現を考え出す必要がでてきます。

 そうすると、急速に頭は働きはじめます。
 制約が、私たちにクリエイティブな取捨選択をせまるのです。
 こうして制約の中で、自分を鍛えていくことでより発想が豊かになっていくのです。

 制約は、創造性の源なのです。


メリット4. 制約すると、時間が節約できる

 メールの文章量を減らせば、メールを作成する時間を減らせます。

 さらに、相手があなたのメールを処理する時間も大幅に短縮できるでしょう。5文であれば1秒で理解でき、1分で返信ができます。
 そして、みんなが空いた時間を有効に活用することができるのです。

 制約は、時間の有効活用なのです。


すぐれた制約の作り方とは?

 制約のメリットはなんとなく理解できましたでしょうか?
 しかし、誤った制約をつくってしまうと、全体の崩壊を招いてしまいますので、注意が必要です。

 あなたがもし、制約をつくって人生をシンプル&クリーンに調和させたいのなら、以下の条件にみたす制約をつくりあげましょう。


すぐれた制約:
  1. 取捨選択をせまる制約
  2. あなたとみんなが楽になる制約
  3. 複雑化を防ぐための制約
  4. 肥大化を防ぐ制約
  5. 発散を防ぐ制約
 

すぐれた制約の条件1. 取捨選択をせまる

 取捨選択していないものは、結局なにかわからなかったり、ダラダラしてしまったりします。

 厳しい選択をせまるような、制約をつくりましょう。


例: プレゼンテーションは白黒スライド1枚まで


すぐれた制約の条件2. あなたとみんなが楽になる

 制約がないということは、費やされるエネルギー、時間、コストにも制限がなくなってしまうということです。

 かかわってくれるみんなが楽になる/低コストになる制約をつくりましょう。


例: twitterのつぶやきは140文字まで


すぐれた制約の条件3. 複雑化を防いでいる

 すぐれた制約は、ものごとのシンプルさを維持するために用いられます。
 複雑さの入ってくる余地を、徹底的に防ぐのです。

 難しいことを防ぐ制約をつくりましょう。


例: iPhoneには、十字キーも決定キーもキャンセルキーもテンキーもスライド式キーボードもつけず、「ホームボタンのみ」をつける。


すぐれた制約の条件4. 肥大化を防いでいる

 あれもこれも、追加できるようになっていると、ツギハギのように追加が行われ全体のバランスが崩れます。追加された部分同士がバランスを崩す場合もあります。

 余計なものを追加できないような制約を設けましょう。


例: このソフトの機能追加は本体に加えず、すべてアドオンや拡張機能として提供する。


すぐれた制約の条件5. 発散を防いでいる

 まったくの自由だとあちこちに大切なものがちらばったり、どこに注力すべきかがわからなくなったりしてしまいます。

 関係のないものが入り込まないように制約しましょう。


例: 四半期の目標は1つのみとする。


ミニマリスト(最小限主義者)・リーダーになろう

 みんな、忙しく重たい仕事に疲れています。
 その中でもがいても、疲弊がつのり、結果は悪化するだけなのです。

 あなたとみんなのために、仕事場をより良い場所にしましょう。

 まずは、あなたのルール(決まり)、ツール(道具)、ロール(責任)に、すぐれた制約をつくり、徹底的にシンプル化するのです。

 あなたから、ミニマリスト(最小限主義者)になることをひろめて、みんなが「サクサク」動けるようにしてあげましょう。
 きっと、みんなが幸せになるはずです。

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